Avrankou, mardi 16 avril 2024 – Dans le cadre de son Programme d'Appui Technique (PAT 2.0) pour l'année 2024, la Direction des Archives Nationales (DAN) a mené une mission dans la commune d'Avrankou, à l’instar des communes de Porto-Novo et Akpro-Missérété. Ce programme, conforme aux articles 28 et 29 du décret n° 2007-532 du 2 novembre 2007, encadre les missions de la DAN en matière de gestion des archives au Bénin.
Rencontre avec les autorités communales
La délégation des Archives Nationales, dirigée par Monsieur Mathias MASSODE, Directeur de la DAN, a été reçue par Gabriel Sèna GANHOUTODE, maire d'Avrankou, et Gafarou TCHONIBARE, Secrétaire Exécutif de la mairie. Cette rencontre a permis d’évaluer l’organisation administrative de la fonction archives au sein de la commune.
Au cours de cet entretien, plusieurs sujets ont été abordés, notamment :
- L'état du système d'archivage actuel.
- Les conditions de conservation des documents.
- Les agents responsables de la gestion des archives.
- Les actions réalisées au cours des trois dernières années et les perspectives.
Le maire d'Avrankou a exprimé son appréciation pour la présence des Archives Nationales, soulignant l’importance de former et sensibiliser le personnel communal à l’importance de la gestion des archives. Il a également mentionné l'achèvement imminent de l'hôtel de ville, dont la libération permettra de récupérer un bâtiment de 200 m² destiné à abriter les archives communales.
Évaluation du système d'archivage communal
Lors de cette visite, une évaluation approfondie du système d'archivage a été réalisée, incluant une inspection des locaux de conservation et des services producteurs. Il a été constaté que :
- Les salles de conservation des documents sont saturées.
- Il n'y a pas d'archiviste professionnel en poste pour gérer les archives.
- Les producteurs de documents éprouvent des difficultés à transférer les dossiers dont la Durée d'Utilité Administrative (D.U.A.) est expirée.
Cette évaluation a révélé des lacunes importantes en termes de gestion, de conservation et d’accessibilité des archives, soulignant la nécessité d’un archiviste qualifié pour une gestion optimale.
Remise de matériel d'archivage
En soutien à la commune d'Avrankou, la DAN a offert des fournitures de traitement et du matériel de conditionnement pour la conservation des archives. Le maire et le secrétaire exécutif ont chaleureusement accueilli ce geste, s’engageant à en faire bon usage pour améliorer les conditions de gestion des documents d'archives de la commune.
Défis et perspectives
Cette visite a mis en lumière les défis persistants de la gestion des archives papier, notamment en ce qui concerne l’organisation et la conservation préventive. De plus, la numérisation reste un défi important, en raison de contraintes multiples. La libération prochaine du bâtiment dédié aux archives pourrait constituer une opportunité pour relever ces défis.
Dans l’immédiat, il est crucial que les autorités communales prennent les mesures nécessaires pour améliorer l’état des documents d’archives et envisagent la nomination d’un agent dédié à leur gestion. L’implication des responsables locaux sera essentielle pour améliorer durablement la gestion des archives à Avrankou.